Erfolgsfaktor der internen Kooperation: das richtige Format

Die verwaltungsinterne Zusammenarbeit und gemeinsame Ideenentwicklung ist ein vielschichtiger und zeitaufwändiger Prozess, der die Organisationsentwicklung vorantreibt. Mögliche Orte für eine regelmäßige oder anlassbezogene übergreifende Zusammenarbeit sind strategische und operative Gremien sowie Austauschformate.

Strategische Gremien

Strategische Gremien diskutieren Herausforderungen, Bedarfe und Entwicklungsziele. Sie übersetzen die bildungspolitischen Zielsetzungen einer Kommune in Strategien Baustein Strategische Ziele und Handlungskonzepte, legen Prioritäten fest und formulieren Aufträge an operative Gremien und Verwaltungsbereiche. Sie heißen häufig „Steuerungsgruppe“. Von zentraler Bedeutung ist das Mandat, das das Gremium erhält, bzw. sich selbst gibt. Ist sein Charakter beratend oder beschließend? Ergebnisse aus strategischen Gremien finden ihren Niederschlag in Ausschüssen als Berichte oder Entscheidungsvorlagen. Je enger die Abstimmung mit der Verwaltungsspitze, mit den Entscheiderinnen und Entscheidern aller beteiligten Verwaltungsbereiche und der Politik ist, desto höher ist die Steuerungs- und Handlungsfähigkeit. Aufgrund ihrer Steuerungs- und Leitungsfunktion sind in strategischen Gremien hauptsächlich Amts- und Dezernatsleitungen vertreten.

Operative Gremien / Themenbezogene Arbeitskreise

Operative Gremien richten ihren Fokus auf die Umsetzung von Vorhaben. Sie erhalten im Idealfall konkrete Arbeitsaufträge von strategischen Gremien, der Leitungsebene der Verwaltung oder Politik. Operative Gremien setzen sich aus der Leitungsebene und Fachkräften aus verschiedenen Verwaltungsbereichen zusammen.

Mit ihrem ausgewiesenen Fachwissen konkretisieren sie Handlungsempfehlungen und erarbeiten Lösungsvorschläge. Dazu tragen sie zu bestimmten Fragestellungen Informationen aus verschiedenen Verwaltungsbereichen zusammen. Operative Gremien arbeiten ergebnis- und produktorientiert. Typische Beispiele für operative Gremien sind themenbezogene Arbeitskreise wie „Flucht & Migration“ oder „Übergang Schule-Beruf“. Ergebnisse der operativen Gremien werden wiederum an die strategischen Gremien und Leitungsebenen kommuniziert, damit diese sie in die strategischen Prozesse integrieren.

Interne Austauschformate/ Jours Fixes

Interne Austauschformate sind Arbeitstreffen zwischen den Mitarbeitenden des datenbasierten kommunalen Bildungsmanagements (DKBM) mit deren Leitung. Sie finden in einem regelmäßigen Turnus, bspw. ein- oder zweiwöchig, statt. Hier werden Inhalte, Termine und Sitzungen intern vorbesprochen, der Austausch von Informationen sichergestellt, die anstehenden Arbeitsschritte priorisiert und Fragen zum Auftrag und zur Steuerung des Gesamtprozesses besprochen.

Weiterführendes Material